Een hr-team is vaak samengesteld uit personen met verschillende taken. Sommige mensen zijn verantwoordelijk voor het beheer van het wagenpark, terwijl anderen instaan voor het verwerken van de lonen. In Officient bestaan er daarom drie soorten gebruikersrollen. Afhankelijk van de rol, kan een gebruiker bepaalde zaken lezen en/of aanpassen in het HR Platform.

In dit artikel leggen we je uit hoe je je de personen binnen jouw hr-team de passende gebruikersrol geeft. Ter voorbereiding kan je ook het artikel over het toevoegen van nieuwe gebruikers raadplegen. 

Welke rollen bestaan er? 

  • Admin gebruikers ofwel beheerders hebben toegang tot alle data, lonen, instellingen, de API en Excel exports. 
  • Standaard gebruikers hebben toegang tot alle hr-data, maar beperkte toegang tot de instellingen. 
  • Gebruikers met toegang tot specifieke teams hebben toegang tot alle R data, maar zijn beperkt tot een aantal teams naar keuze. 

Daarenboven kan je voor Standaard en Specifieke teams gebruikers de toegang/zichtbaarheid bepalen van afzonderlijke functionaliteiten zoals lonen, inzichten, documenten, etc.

Wie kan de gebruikersrechten aanpassen? 

Enkel een gebruiker met een Admin rol kunnen nieuwe gebruikers toevoegen en/of bestaande gebruikersrollen wijzigen. Concreet kan je als beheerder: 

  • Bepalen welk(e) teams er zichtbaar zijn 
  • Toegang geven of ontzeggen voor afzonderlijke functionaliteiten 
  • Schrijf- en leesrechten aanpassen 
  • Gebruikers (de)activeren 

Hoe stel ik de gebruikersrechten in? 

Om gebruikersrechten in te stellen, volg je onderstaande stappen. 

  1. Ga naar Instellingen
  2. Klik onder Mijn bedrijf op Gebruikers
  3. Klik op de gebruiker waarvoor je de rechten wil instellen. Hier kan je zien hoe je een nieuwe gebruiker aanmaakt.
  4. Klik onder Type gebruiker de gewenste gebruikersrol aan 

Hoe kies ik welk gebruikerstype het beste past bij de persoon die ik wil toevoegen?  

Welke gebruikersrol je toekent aan je medewerkers, is een persoonlijke keuze. Toch kunnen we je enkele veelvoorkomende toepassingen meegeven, zodat jij gemakkelijker een keuze kan maken. 

  • Personen die bepaalde teams beheren, zoals teamleaders of afdelingshoofden, hebben gewoonlijk een Specifieke teams rol. 
  • Mensen die assets en/of wagens beheren, hebben meestal een Standaard gebruikersrol, met toegang tot personeelsdata, instellingen, looninformatie en documenten. 
  • Personen met een ondersteunende hr-rol, zoals HR Administrators of HR Officers, hebben meestal een Standaard gebruikersol met toegang tot de Kalender, maar zonder toegang tot instellingen en persoonlijke data en zonder de mogelijkheid tot het exporteren van data. 

Met onze modulaire toegangsrechten zijn er uiteraard nog veel meer mogelijkheden om een gebruikersrol naar wens te personaliseren. 

Hoe kan ik een gebruiker (de)activeren? 

Wil je een gebruiker deactiveren? Klik dan onderaan in het scherm met de gebruikersinstellingen op gebruikerstoegang uitschakelen.

Wil je een gebruiker later opnieuw activeren? Volg dan onderstaande stappen.

  1. Klik in het overzicht van de gebruikers op Toon inactieve
  2. Klik op de gebruiker die je opnieuw wil activeren 
  3. Klik op Gebruikerstoegang inschakelen 

Opgelet! Gebruikers permanent verwijderen is niet mogelijk.

Heeft u het antwoord gevonden?