Als je werkt met de contract templates van Officient kan je variabelen zoals naam, brutoloon, adres, weekrooster en nog veel meer automatisch laten invullen in onze contracten voor je ze verzendt naar je medewerkers. Daarvoor gebruikt Officient twee typen shortcodes: de standaard shortcodes en de custom shortcodes.

Standaard shortcodes gebruiken

Standaard shortcodes zijn codes die in elk HR Platform beschikbaar zijn en automatisch gekoppeld zijn aan bepaalde velden in Officient. Om standaard shortcodes te gebruiken in je contracten, volg je de volgende stappen:

1. Je maakt een nieuwe contract template aan

2. In je contract template vervang je je variabelen door shortcodes

3. Je klikt op de knop shortcodes

4. Kiest de variabele uit de lijst die je wilt vervangen

5. Klik op de juiste shortcode (hashtag), deze wordt nu geselecteerd.

6. Door kopiëren en plakken kan je deze aan je document toevoegen

7. Herhaal deze stappen voor het gehele document en vervang elke variabele door de gepaste shortcode
 

Extra velden als shortcodes

Door het gebruik van extra velden kan je heel wat bijkomende informatie over je medewerkers bijhouden in Officient. Ook deze informatie kan je automatisch laten invullen op je contracten.

Dit doe je door in de lijst met shortcodes helemaal naar beneden te scrollen. Hier zie je een overzicht van de extra velden die je kan toevoegen aan je contract. Op die manier komen de gegevens uit het extra veld automatisch op de plek van de shortcode terecht.

  

Custom shortcodes

Vind je bepaalde variabelen niet terug in onze lijst van shortcodes? Dan kan je er ook voor kiezen om eigenhandig een code te creëren. Deze code zal je vervolgens bij het versturen van je contract zelf moeten invullen met de waarde uit het corresponderende veld. 

Stap 1: Een custom shortcode aanmaken 

1. Ga naar je template en ga naar de plek waar jij een bepaalde variabele zou willen invullen, bijvoorbeeld de einddatum van een contract. 

2. Op de plek waar de variabele moet komen zet je een " # " met wat je verwacht. 

De schrijfwijze van je shortcode maakt weinig uit. Zo kan je voor de variabele "Einddatum contract" verschillende codes gebruiken, zoals #EIND_DATUM_CONTRACT, #EINDDATUM_CONTRACT of #EINDDATUMCONTRACT.

3. Herhaal deze tot je template helemaal geen variabelen meer over heeft en dit allemaal shortcodes zijn

4. Sla je template op.
  

Stap 2: Een custom shortcode invullen 

Als je het contract verzendt naar de medewerker moet je nog de variabele data van de custom shortcodes meegeven. Deze worden niet automatisch ingevuld, dat is het verschil met de standaard shortcodes.

1. Contract verzenden of klaarzetten

2. Klik op het potloodje

3. Je vult de juiste data in bij je eigen gecreëerde shortcodes en drukt op opslaan

4. Nu kan je het document intern tekenen en versturen naar de medewerker en alle variabelen gaan correct ingevuld worden.

Heeft u het antwoord gevonden?