Handleiding: Starten met de kalender

Geüpdatet 12/3/19 door Florette Vervloet

Ben je klant bij Accuria, Besox, Sodalis of Wij Helpen? Lees dan: De handleiding voor klanten van onze preferred partners.

1. Voor je start met de kalender

1.1 Verlof inladen vanuit je sociaal secretariaat

Voor je start met de kalender in Officient moet je de verloftypes vanuit je sociaal secretariaat importeren. Dit is belangrijk omdat deze types gelinkt moeten zijn aan de codes van je sociaal secretariaat als je de ingevulde kalender terugstuurt naar hen.

Hoe doe je dit?
  1. Je klikt op instellingen (het tandwieltje)
  2. Je kiest voor sociaal secretariaat
  3. Klik op bekijk details
  4. Kies voor importeer verlof
  5. Je ziet een laadbalk en wacht tot deze voltooid is
  6. Je verloftypes zijn geïmporteerd samen met de ingevulde kalender van de voorbije maanden
  7. Je herkent deze geïmporteerde verloftypes in het overzicht aan het "koppeling icoontje". Zie afbeelding onder 1.2

1.2 Limieten nakijken en/of wijzigen

Medewerkers hebben verloftypes waaraan een aantal dagen of uren zijn toegekend.Je kan deze limieten aanpassen bij de verloftypes. Behalve wanneer de verlofrechten automatisch geïmporteerd worden uit je sociaal secretariaat. In dit geval wijzig je deze limieten door je dossierbeheerder te contacteren.

Overzicht verloftypes
Verlofrechten worden mee geïmporteerd bij Securex HR Online Essential en onze preferred partners. De verlofrechten van gekoppelde codes kunnen dus niet manueel aangepast worden. Contacteer je dossierbeheerder.
Hoe pas ik de limieten aan als deze niet automatisch geïmporteerd worden?
  1. Ga naar instellingen
  2. Kies voor verloftypes
  3. Klik op het verloftype waarvan je de limiet wilt wijzigen of uitzonderingen toevoegen
  4. Ga naar het tabblad "Limieten"
  5. Stel de beperking in op bedrijfsniveau
De meeste klanten zetten de algemene limiet op nul en geven per persoon rechten
  1. Voeg uitzonderingen toe door op " + Uitzondering toevoegen " te klikken
  2. Kies de persoon waarvoor je de uitzondering wil toevoegen
  3. Kies een beperking in dagen, uren of ongelimiteerd
  4. Selecteer of dit verloftype al dan niet kan aangevraagd worden in de self-service en klik op "Toevoegen"

1.3 Extra instellingen bepalen

Via de medewerker self-service kunnen je medewerkers zelf verlof aanvragen. Voor de meeste verloftypes is dit handig, bij andere types niet wenselijk. Bij de details van een verloftype kan je aan- of uitzetten of medewerkers dit type kunnen aanvragen of niet. Je kan hier ook per medewerker uitzonderingen toevoegen net zoals bij de verloflimieten.

Nog twee extra instellingen die je kan aanpassen is het inactief plaatsen van een type (wat wil zeggen dat je dit type niet meer gebruikt) en goedkeuring van een manager aanzetten. Als je verloftypes hebt waar voor geen goedkeuring nodig is dan zet je deze goedkeuring uit. Misschien zijn er in jouw bedrijf zo'n verloftypes?

Hoe doe je dit nu voor alle medewerkers?
  1. Je gaat naar de instellingen (het tandwieltje)
  2. Klikt op "Verloftypes"
  3. Dan kies je het verloftype dat je wilt nakijken en klikt op de naam hiervan
  4. Je kiest voor de tab basis informatie
  5. Hier zie je verschillende sliders bij verschillende vragen: pas aan waar nodig
  6. Je klikt nu op "Opslaan"

Hoe pas je dit aan voor sommige medewerkers?

De instellingen die je hier boven hebt gekozen zijn voor iedereen geldig die recht heeft op dit verloftype. Maar misschien heb je enkele medewerkers waarvan je niet wil dat zij in de self-service dit verloftype kunnen aanvragen. Dan kan je dat enkel voor deze medewerkers uitzetten:

  1. Je gaat naar instellingen
  2. Klikt op "Verloftypes"
  3. Kiest voor het verloftype waarop je de uitzondering wilt doorvoeren
  4. Gaat naar het tabblad "Limieten"
  5. Kiest onder uitzondering de juiste persoon of kiest " + Uitzondering toevoegen" als deze persoon er nog niet tussen staat.
  6. Je verzet de schuifbalk naar de kant die voor jou van toepassing is

1.4 Nieuwe types aanmaken

Soms wil je in je bedrijf nog extra verloftypes aanmaken die niet gelinkt zijn aan je sociaal secretariaat. Bijvoorbeeld verlof voor freelancers. Dit is zeer makkelijk in Offcient.

  1. Je gaat naar instellingen
  2. Kiest verloftypes
  3. Klikt rechts vanboven op "+ voeg nieuw type toe"
  4. Geef het type een naam, kleur en jaar wanneer het geldig is
  5. Tabblad Limieten: Je stelt een algemene limiet in en voegt uitzonderingen toe
  6. Tabblad Basis informatie: Je stelt in of er goedkeuring nodig is en of dit aanvraagt kan worden in de self-service. Eventueel kan je de kleur en naam nog wijzigen
  7. Geavanceerd: Je stelt in of dit een verloftype is of een overurentype.

Meer opties? Lees: een overurenteller aanmaken of verloftypes samenvoegen.

2. Verlof en prestaties ingeven of verwijderen

2.1 Prestaties toevoegen

Er zijn twee manieren waarop er prestaties worden toegevoegd. Je kan dit als gebruiker van het HR platform zelf invullen in de kalender of je medewerkers kunnen verlof en ziekte aanvragen of registeren via hun self-service toegang.

2.1.1 Prestaties meteen in de kalender invoegen
  1. Je gaat naar de kalender
  2. klikt op de dag of dagen dat je verlof of overuren wil invoegen
  3. Klik onderaan op de blauwe knop "Voeg 1 dag toe"
  4. Kies het juiste verlof of overuren type, je ziet meteen hoeveel de medewerker nog beschikbaar heeft
  5. Kies tussen de opties: "Volledige dag", "Voormiddag", "Namiddag" of "Specifieke uren"
De optie "Specifieke uren" is enkel zichtbaar als de verlofteller in uren is aangemaakt.
  1. Kies of je de medewerker waarvoor je verlof toevoegt wil verwittigen
  2. Klik op de blauwe knop "Bevestigen"
  3. De dag is nu toegevoegd in de kalender
Wil je meerdere dagen selecteren voor 1 persoon? Klik op dag 1, houd shift ingedrukt en klik op de laatste dag.
Wil je voor meerdere personen 1 dag aanduiden dan klik je op de datum in de bovenste rij. Je kan deze dagen nog verwijderen voor enkele personen door op de blauwe vakjes te klikken van de personen waarbij deze dag niet moet toegevoegd worden

2.2 Prestaties verwijderen

Je kan natuurlijk ook ingevulde prestaties verwijderen uit de kalender

  1. Je gaat naar de kalender
  2. Klikt op de dagen die je wilt verwijderen. Het is mogelijk om meerdere dagen tegelijk voor 1 persoon te verwijderen
  3. Je klikt onderaan op de rode knop "Verwijder ... dagen"
  4. Op het volgende scherm kan je bevestigen om dagen te verwijderen of het nog ongedaan maken
  5. Klik op "Verwijder ... slot"
  6. De dagen zijn uit je kalender verwijdert

3. Kalender doorsturen naar je sociaal secretariaat

Aan het einde van de maand wil je de ingevulde kalender doorsturen naar het sociaal secretariaat.

  1. Je gaat naar de kalender
  2. Klikt "Acties"
  3. Daarna klik je op de "kalender doorsturen"

Nadat je je kalender hebt doorgestuurd wordt de kalender in de medewerkers self-service geblokkeerd. Jij als gebruiker van het HR platform kan nog aanpassingen doen tot 48 uur nadat je de kalender hebt doorgestuurd. Het is wel belangrijk dat je na je aanpassingen de kalender nog eens opnieuw doorstuurt naar je sociaal secretariaat.

4. Extra's

Als laatste geven we graag nog enkele artikels mee die jou nog meer uit je kalender kunnen laten halen:


Helpt dit je verder?