Handleiding: Starten met de kalender [Preferred Partners]

Geüpdatet 8/3/19 door Florette Vervloet

Voor je start met de kalender

Voor je van start gaat met Officient zorgt je dossierbeheerder dat alle verloftypes en rechten geïmporteerd worden in Officient. Natuurlijk moet jij zelf als beheerder van je personeel beslissen of deze verloftypes goedkeuring vereisen of zelf mogen aangevraagd worden. Deze instellingen bekijk je best nog even voor je start met de kalender.

Extra instellingen bepalen

Via de medewerker self-service kunnen je medewerkers zelf verlof aanvragen. Voor de meeste verloftypes is dit handig, bij andere types niet wenselijk. Bij de details van een verloftype kan je aan of uit zetten of medewerkers dit type kunnen aanvragen of niet. Je kan hier ook per medewerker uitzonderingen toevoegen net zoals bij de verloflimieten.

Nog twee extra instellingen die je kan aanpassen is het inactief plaatsen van een type wat wilt zeggen dat je dit type niet meer gebruikt en goedkeuring van een manager aanzetten. Als je verloftypes hebt waar voor geen goedkeuring nodig is dan zet je de goedkeuring uit. Misschien zijn er in jou bedrijf zo'n types?

Hoe doe je dit nu voor alle medewerkers?
  1. Je gaat naar de instellingen (het tandwieltje)
  2. Klik op "Verloftypes"
  3. Dan kies je het verloftype dat je wilt nakijken en klikt op de naam hiervan
  4. Selecteer de tab basis informatie
  5. Hier zie je verschillende sliders bij verschillende vragen: pas aan waar nodig
  6. Klik nu op "Opslaan"

Hoe pas je dit aan voor sommige medewerkers?

De instellingen die je hier boven hebt gekozen zijn voor iedereen geldig die recht heeft op dit verloftype. Maar misschien heb je enkele medewerkers waarvan je niet wilt dat zij in de self-service dit verloftype kunnen aanvragen. Dan kan je dat enkel voor deze medewerkers uitzetten:

  1. Ga naar instellingen
  2. Klik op "Verloftypes"
  3. Selecteer het verloftype waarop je de uitzondering wil doorvoeren
  4. Ga naar het tabblad "Limieten"
  5. Kies onder uitzondering de juiste persoon of kies " + Uitzondering toevoegen" als deze persoon er nog niet tussen staat.
  6. Je verzet de schuifbalk naar de kant die voor jou van toepassing is

Verlof en prestaties ingeven of verwijderen

Prestaties toevoegen

Er zijn twee manieren waarop er prestaties worden toegevoegd. Je kan dit als gebruiker van het HR platform zelf invullen in de kalender of je medewerkers kunnen verlof en ziekte aanvragen of registeren via hun self-service toegang.

Prestaties meteen in de kalender invoegen
  1. Ga naar de kalender
  2. Klik op de dag dat je verlof of overuren wilt invoegen
  3. Klik onderaan op de blauwe knop "Voeg 1 dag toe"
  4. Kies het juiste verlof of overuren type, je ziet meteen hoeveel de medewerker nog beschikbaar heeft
  5. Kies tussen de opties: "Volledige dag", "Voormiddag", "Namiddag" of "Specifieke uren"
De optie "Specifieke uren" is enkel zichtbaar als de verlofteller in uren is aangemaakt
  1. Kies of je de medewerker waarvoor je verlof toevoegt wilt verwittigen
  2. Klik op de blauwe knop "Bevestigen"
  3. De dag is nu toegevoegd in de kalender
Wil je meerdere dagen selecteren voor 1 persoon klik je op dag 1, hou je shift ingedrukt en klik op de laatste dag.
Wil je voor meerdere personen 1 dag aanduiden dan klik je op de datum in de bovenste rij. Je kan deze dagen nog verwijderen voor enkele personen door op de blauwe vakjes te klikken van de personen waarbij deze dag niet moet toegevoegd worden.

Prestaties verwijderen

Je kan natuurlijk ook ingevulde prestaties verwijderen uit de kalender

  1. Ga naar de kalender
  2. Klik op de dagen die je wilt verwijderen. Het is mogelijk om meerdere dagen tegelijk voor 1 persoon te verwijderen.
  3. Klik onderaan op de rode knop "Verwijder ... dagen"
  4. Op het volgende scherm kan je bevestigen om dagen te verwijderen of het nog ongedaan maken
  5. Klik op "Verwijder ... slot"
  6. De dagen zijn uit je kalender verwijderd

Kalender doorsturen naar je sociaal secretariaat

Aan het einde van de maand wil je de ingevulde kalender doorsturen naar het sociaal secretariaat, eventueel aangevuld met eenmalige onderdelen en extra informatie.

In volgende video tonen we hoe dit volledig werkt:

Nadat je je kalender hebt doorgestuurd wordt de kalender in de medewerkers self-service onmiddellijk geblokkeerd voor de doorgestuurde maand. Jij als gebruiker van het HR platform kan nog aanpassingen doen tot 48 uur nadat je de kalender hebt doorgestuurd, het is wel belangrijk dat je na je aanpassingen de kalender nog eens opnieuw doorstuurt naar je sociaal secretariaat.


Helpt dit je verder?