Wekelijkse automatische e-mails

Geüpdatet 2 months ago door Florette Vervloet

Officient stuurt twee soorten wekelijkse e-mails uit de weekly digest voor medewerkers op maandag en de weekly HR digest op vrijdag.

Weekly HR admin digest

De weekly HR digest is een mail die elke admin van het HR platform ontvangt op vrijdag. Deze mail gaat vooral over wat er gebeurd is in jouw bedrijf de voorbij week.

Wanneer je je de eerste keer aanmeld met de uitnodiging link op het HR platform, krijg je de optie om de weekly digest aan of uit te zetten. Nadien kan je dit steeds nog wijzigen bij jou account instellingen. Deze vind je door op je initialen te klikken en nadien te kiezen voor "Mijn account".

Inhoud van de weekly HR digest
  1. Items in wachtrij: Enkele voorbeelden zijn verlofaanvragen, ziektebriefjes, taken, contracten, ...)
  2. Nieuwe documenten: Er zijn nieuwe documenten beschikbaar in Officient! Dit kan gaan van maaltijdcheques en afwezigheden tot de loonstaten
  3. Gebeurtenissen: Wat is er de voorbije week allemaal gebeurd? Dit gaat over binnengekomen asset aanvragen, nieuwe contracten die gemaakt zijn en de hoeveelheid verlofaanvragen.

Weekly digest medewerkers

Elke medewerker krijgt op maandag een mail met enkele zaken die zijn gebeurd of gaan gebeuren in je bedrijf.

Deze mail wordt verzonden vanaf dat deze medewerker in zijn self-service het onboarding process heeft afgerond. Meer hierover vind je hier.

Het kan gebeuren dat sommige weken er geen mail verzonden wordt, dit wilt zeggen dat er niets te melden is.

Wat kan er nu allemaal in deze mail staan?
  1. Personen: Wie komt er nieuw in dienst en in welke teams gaan deze mensen aan de slag?
  2. Evenementen: Zijn er feestdagen deze week of collectieve sluitingsdagen?
  3. Afwezigheden: Wie is er deze week afwezig en gaat dus niet op kantoor aanwezig zijn?
    Je kan dit beperken tot teamleden, enkel de medewerker zelf of je kan ervoor kiezen om de afwezigheden van iedereen te tonen via de security & privacy instellingen
  4. Taken: Wat moet je nog doen? Moet je nog een ziektebriefje uploaden of misschien heb je nog een contract dat op een handtekening wacht?
  5. Verjaardagen: Wie is er jarig deze week en moeten we eens wat extra in de watten leggen?


Helpt dit je verder?